仕事

トラブルが最大の時間泥棒!原因と対策を徹底的に考えてみた。

こんばんはPisaです。

仕事で大きなトラブルが発生し、

過去まれにみる忙しさで働いておりました。

先日の記事で、1年間の仕事を振り返りましたが、

残業時間の半分くらいはトラブル対応が原因ではないかと思っております。

なぜトラブルが発生したのか

今後トラブルを発生させないためにどうすればよいか。

記事にまとめました。

こんな方におすすめ
  • 新入社員・若手社員の方
  • 残業時間を減らしたい方

トラブルによって発生すること

今回の記事で表現するトラブルは、

人間関係などのトラブルではなく、

機器の故障や不調などの問題を指します。

化学工場におけるトラブル
  • 機器や配管からの漏洩
  • 機器の故障・破損
  • 最悪の場合、工場の停止

トラブルは頻繁に発生するものではないですが、

発生した場合、トラブル対応に追われます

化学工場の場合、下記のような問題があります。

  • 流体の漏洩→ 環境汚染
  • 機器の故障→ 火災の要因
  • 工場の停止→ 大きな利益損失

いずれにしても、

緊急性が高く、重要度も高いため、

他の仕事を投げ出して対応する必要が出てきます。

並行して他の仕事もしないといけないため、

残業は必須という状況に陥ります。

トラブルが発生すると何もいいことが無いのです。

トラブルをなくすことこそが会社の利益につながるでしょう。

作業時間を削減し、環境汚染を無くし、

安全に製品を生産し続けることが会社の使命ですから。

トラブルが発生する原因と対策

トラブルがなぜ発生するのか考えました。

今までのトラブル経験上、主に4つに当てはまりました。

細かく、解説していきます。

知識・経験不足

ほとんどのトラブルが知識・経験不足に集約するのではないかと思っています。

新入社員は特にそうですが、

気を付けていても、知らないものはどうしようもないのです。

問題かどうかも分からない。

正しい判断ができないし、

失敗かもわからないため、報連相も遅くなる。

とにかくインプットが大切です!

本を読まなければ視野が広まらないのと同じで、

知識がないと気付けません

これは体験談ですが、

自分だけで即座に判断したものは大体間違っています。

確固たる根拠があるならOKですが、

おそらく程度であれば間違います。

細かい失敗の積み重ねが、大きなトラブルを引き起こします。

緊急で回答が欲しい、といった状況のとき

自分の判断で回答してしまいがちですが、

一度持ち帰って、確認後、回答しましょう。

詐欺と似ていますね、、

今ならお得と言って、すぐ契約してしまう。

規模は違いますが、似たイメージです。

一度、持ち帰ってから、判断しましょう!

知識・経験不足の対策

・ 色んな方に聞く姿勢を持つ。
 →分からない人と思われてOK!
・ なぜの部分を確認して知識量を増やす
 →見た目で若い=新人と分かる今の特権!
・ 不明点は、緊急でも持ち帰り判断する。
 →自分だけで判断=間違いのことが多い!

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コミュニケーション不足

上司との報連相や、取引先との連絡など

コミュニケーションがうまくとれていなかったことで、

トラブルが拡大することはよくあります。

報連相ができていないと、上司の対応が遅れます

ちょっとした違和感を感じたら、報告しましょう。

トラブル予備軍に上司は気づきます。

私自身そうだったのですが、

自分の仕事は、自分で何とかしないと

という考え方は危険です。

トラブルが発生しないこと
早期に対応できること

が大切です。

重大なトラブルというのは、

対応が遅くなったり

自分で何とかしようと無理したり

そういったことで発生することが多いです。

早めに上司を巻き込んで、自分だけで抱え込まないことが大切です。

知識・経験不足とも関わりますが、

自分では大したことない認識でも、

上司からしたら大ごとであることがあります。

報連相により最悪の事態を防ぐのです。

取引先との連絡、進捗確認を怠ったことで、

納期の遅延や、製品のミスが後に判明したこともありました。

取引先を信用しすぎる=任せすぎるのも問題です。

人間、楽しようとするものですので、

連絡を怠らないようにしましょう。

誰か一人とだけやり取りする状況は危険です。

その一人がOKと判断しても、他の人がNGという可能性があるからです。

関係者は誰かを明確にして、

全員に連絡、共有することも大切です。

不具合や悩むことが発生したら上司に相談、指示を仰ぎましょう。

不安な時はメールのCCに入れておくという手段もあります。

コミュニケーション不足の対策

・ 不具合、違和感は上司に報連相
 →トラブル予備軍に気付く可能性あり
・ 取引先との連絡、進捗確認を怠らない
 →進捗は納期を明確にやり取りするのがコツ
・ 関係者全員と連絡、共有を行う
 →相手側一人が総意でないこともある
・ 自分の力で何とかしようと思わない
 →会社はチーム戦、全員で良い結果になればOK

設計ミス

設計仕様の不良により、トラブルが発生。

最も分かりやすいかもしれません。

知識不足とも関わってきます。

今回お伝えしたいのは、

文献や計算上は問題なくとも

トラブルが発生することがあるという点です。

理論と実際は異なることがあるんですね。

実際に実験してみる、テストしてみるなど、

やってみる姿勢が大切です。

時間やお金がかかりますが、

後にトラブルが発生した際の対応費用に比べると少ないです。

これは体験談ですが、

文献上、適切な材質を選定して機器を発注していましたが、

実際に使用すると腐食が進行し、破損。

特別な条件下において腐食が進行しました。

検討が不十分だったわけです。

設備の重要度も考えて、グレードを上げるなど検討を深めた方が良かったです。

自分で考える、というのは大切ですが、

自分の視点には限界があります

様々な方から意見を貰うことが大切です。

意見交換の場を必ず設けるようにしましょう。

各々、失敗から得た学びを持っているはずです。

設計ミスの対策

・ 実験やテストを行って判断する
 →文献値、計算値で測れないこともある
・ 意見交換する場を設ける
 →自分だけで判断しないこと
・ 重要度なども検討したうえで設計する
 →全員が納得した状態がベスト

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勘違い、見逃し

どれだけ知識をつけて、経験もして

大丈夫だと判断しても、

設計書、仕様書に間違いがあれば意味ありません。

指示した内容と認識が違うなど、

勘違いによりトラブルになることもあります。

経験談ですが、

自分で何回も仕様書をチェックしても、

数か所は間違いやミスがあります。

ダブルチェックは絶対に行ったほうが良いです。

ただし、トリプルチェックはあまり意味がありません。

確認の多重化とエラー検出率 (1)

トリプルチェック以上(3人以上で確認)を行うと、

一人で確認したときより間違いの数が増えるというデータがあるのです。

3人だと、次の人が見てくれる、前の人が見てくれている、といった

他人任せの思考が出てきてしまうんですね。

確認はしてもらうほうが良いですが、

上司一人など、増やしすぎないようにしましょう。

勘違い、見逃しの対策

・ ダブルチェックを行う。
  →3人以上での確認作業は避ける。

参考文献

(1) 島倉大輔,田中健次(2003):人間による防護の多重化の有効性,「品質」,33,(3),104-112

トラブルを発生させない考え方

なぜ、トラブルを発生させてしまったか。

自身の根底に変な考え方があったように思います。

例えば、報連相。

悩む人

上司がとにかく忙しそう。

上司は確かに忙しいです。

遅くまで残っていることも多い。

忙しいからこそ、

自ら情報発信、助けを求めない限り、

状況を理解してもらえません。

もしトラブルが発生してしまうと、

その後の対応でさらに忙しくなります

その場で適切な指示を出してくれるはずなので、

速やかに相談するべきです。

どうしても無理そうなら、メールでも良いので。

悩んでいる人

何でも上司頼りで大丈夫かな

全く自分で考えないのはNGです。

5分考えて分からないなら聞くなど、ルールを決めましょう。

給料もらって働いているので、

考えている時間にもお金が発生しています。

1回自分で計算するなどは良いと思います!

自身の勉強、経験になるためですね。

考えたらすぐに分かるようなことを相談するのはNGです。

時間を奪う人になってはいけません。

こんなことで相談してよいのか、、

それは、相談してみたら分かることです。

上司の反応から、学んでいきましょう。

まとめ

仕事のトラブル、

発生すると対応が本当に大変です。

本記事は過去の自分に向けて書いたので、

新入社員や若手社員の方も

参考にしていただければ幸いです。

本記事の総まとめ

【トラブルの原因と対策】
知識/経験不足
 →多くの人に聞く、「なぜ」を知る、
  持ち帰り判断する。
コミュニケーション不足
 →違和感は報連相、マメな進捗確認、
  共有は全員に、チームで仕事。
設計ミス
 →実験/テストで判断、意見交換を実施、
  重要度を考慮。
勘違い、見逃し
 →ダブルチェックを実施。

以上、ご覧いただきありがとうございました!

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